事例ヒアリング依頼の進め方：質問項目と準備物

はじめに

結論から言うと、事例ヒアリングは成功談を聞く場ではなく、自社の前提条件と照合する場です。依頼側が業務フロー一枚と非機能要件を先に渡さないと、相手の標準スライドのまま時間が終わります。依頼の進め方と質問項目を整理します。

依頼前に揃える準備物

• 対象業務のフロー（例外含む）
• データ分類と保管要件の一行要約
• パイロット成功条件（定量・定性）
• 同席者リスト（現場リーダー必須）

依頼メールの型

件名に「参考訪問／30分／NDA済」と明記し、聞きたい論点を3つに絞って箇条書きします。全機能デモは避け、論点デモを依頼してください。

当日の質問項目（コア10）

1. 正本データの所在
2. パイロット範囲と拡大条件
3. 現場リーダーの関与度
4. 並行運用期間と終了方法
5. 障害時のエスカレーション実例
6. 監査・ログの見せ方
7. 契約終了時のエクスポート
8. カスタム範囲と保守主体
9. 失敗・撤退経験の有無
10. 参考にできる社内体制図

社内ですり合わせのヒント

ヒアリング後24時間以内に、自社フローとの差分メモを関係者に共有すると、RFPへの反映漏れが減ります。

導入を検討する組織では、情シスだけでなく現場リーダーを最初のレビューに入れると、後工程の手戻りが減ります。本記事の論点をそのまま議事録の見出しに使い、未決事項と決定事項を分けて残してください。

次のアクション

社内勉強会では、本記事の見出しをそのままアジェンダにし、各項目を15分以内で議論してください。結論が出なくても「誰がいつまでに調査するか」だけ決めれば、次のベンダー面談やパイロット設計が具体化します。資料ダウンロードや相談フォームは、議事録の末尾リンクとして共有すると、後から参加したメンバーも追いやすくなります。

おわりに

ヒアリングメモはそのままRFPの評価欄に転記できる形で残してください。整理支援が必要な場合はデモ相談をご利用ください。